Collecte et traitement des données.

Quel que soit le mode de fonctionnement, les notices collectées devront être retraitées avant leur publication.

Les données sont toujours exportées au format MARC/Iso2709. Même si la quasi totalité des bibliothèques travaillent aujourd'hui en Unimarc, on peut être confronté à des SIGB utilisant d'autres formats : Marc21 ou Intermarc.

Les notices des différents catalogues devront être dédoublonnées de manière à ne garder qu'une notice descriptive pour un même titre sous laquelle seront agrégées les données locales de chaque bibliothèque.

Le dédoublonnage est une opération compliquée sans méthode universelle. Ce savoir faire est un élément essentiel dans le choix du prestataire.

La notice du portail pourra être au choix :

• Notice d'un catalogue : on établit une hiérarchie en fonction de l'origine de la notice. C'est celle provenant de la source la mieux classée qui sera conservée.

• Assemblage : une nouvelle notice est constitué en prenant le meilleur de chaque source : Par exemple, description d'une source, résumé d'une autre et indexation matière d'une troisième.

• Récupération extérieure : les notices importées servent à constituer une requête pour récupérer l'information auprès d'un organisme de référence.

Quelle que soit la méthode, le choix et le classement des sources, forcément subjectifs, sont toujours sujet de polémiques entre les établissements.

Les données des exemplaires des établissements seront agrégées dans la notice bibliographique. Le format de stockage et la présentation devront respecter les particularités de chaque site en termes de localisation et plan de classement.

Pour ces données, il convient de connaître en temps réel la disponibilité du document. Cela impose que le SIGB fournisse un service permettant une interrogation "à la volée" pour un titre et une localisation.

Les temps de réponses étant directement proportionnels au nombre et aux performance de chaque SIGB, la disponibilité d'un document peut n'être visible que sur le détail d'une notice, voire même d'une localisation.

Comme pour les données bibliographiques, les notices d'autorité peuvent être collectées auprès des SIGB.

Le principal usage est l'indexation des formes rejetées : titres, auteurs, sujets.

Certains éditeurs proposent la visualisation des données d'autorité dans le portail avec liens hypertextes vers les notices liées -voir aussi, termes spécifiques et génériques - mais on préfère le plus souvent un affichage "à la volée" de ces informations en provenance de sites extérieurs dans une logique d'enrichissement.

Concepts récents, ils en sont encore aujourd'hui au stade de l'expérimentation comme par exemple avec le projet OpenCat qui utilise les données de bnf.data.fr avec le catalogue de la BM de Fresnes.

Certains éditeurs proposent un FRBR simplifié sur le principe du regroupement en une notice unique des différentes éditions d'un même document comme, par exemple, dans les portails Revodoc ou bibliotheques71.fr.

Pour le regroupement et la construction de la notice d'œuvre on retrouve les mêmes problèmes que pour le dédoublonnage des notices bibliographiques.